西安明德理工学院

智能制造与控制技术学院文件

 

院字〔2023〕11号

 

 

智能制造与控制技术学院实验教学中心信息收集、整理、汇总上报制度

 

一、总则

为规范实验室管理，确保实验室任务（包括实验教学、科研、社会服务）的顺利开展，及时、准确掌握实验室人员情况以及仪器设备信息，特制定本制度。本制度适用于本实验室全体成员及涉及相关信息交互的部门与人员。

二、信息收集范畴

（一）实验室任务信息

1.实验教学

（1）每学期开设实验课程的名称、课程代码、所属专业、授课教师姓名、授课班级、学生人数、实验课时安排、实验教学大纲、实验项目名称及类型（验证性、综合性、设计性）等。

（2）实验教学过程中的教学反馈，包括学生对实验难度、趣味性、教学效果的评价，教师对实验设施、教材、指导方法的改进意见等。

（3）实验教学成果，如学生竞赛获奖情况、实验报告优秀率、课程考核通过率等与实验教学直接相关的数据。

2.科研项目

（1）在研科研项目的名称、项目编号、项目来源（国家自然科学基金、省部级科研项目、横向合作项目等）、项目负责人、项目起止时间、项目经费、研究内容简介、预期成果等。

（2）科研项目进展情况报告，按季度或根据项目要求定期记录项目的阶段性成果、遇到的问题及解决方案、研究人员投入时间等关键指标。

（3）科研成果产出，包括发表的学术论文（题目、作者、期刊名称、发表时间、影响因子）、专利申请与授权情况（专利名称、专利类型、发明人、申请日期、授权日期）、科研获奖情况等。

（二）人员情况信息

1.实验室固定人员信息，含姓名、性别、年龄、学历、学位、专业技术职务、所属学科、入职时间、在实验室承担的主要工作职责、联系电话、电子邮箱等。

2.流动人员（包括研究生、博士后、访问学者、临时聘用人员等）信息，除上述基本信息外，还需登记进站（入职）时间、预计出站（离职）时间、导师（合作导师）姓名、研究课题方向、在实验室期间参与的项目名称等。

3.人员培训与进修情况，记录实验室成员参加国内外学术会议、专业培训课程、进修学习等活动的时间、地点、培训内容、获得的证书或成果，以及培训费用报销情况。

（三）仪器设备信息

1.仪器设备的基本档案，包括设备名称、型号、规格、生产厂家、购置日期、购置价格、设备编号、使用说明书、保修期限等。

2.仪器设备的运行状态信息，实时或定期记录设备的开机时间、关机时间、运行时长、故障次数、故障描述、维修记录（维修时间、维修人员、维修费用、更换零部件清单）等，确保设备的正常运行与维护保养。

3.仪器设备的使用记录，详细登记每次使用设备的人员姓名、所属项目（课程）、使用时间、使用目的、操作流程简述，便于追溯设备使用历史与资源分配合理性。

三、信息收集流程

（一）责任分工

1.实验室主任：作为信息收集工作的总负责人，负责统筹协调各项信息收集任务，审核上报信息的准确性与完整性，对重大问题进行决策与处理。

2.实验员：主要负责实验教学相关信息的收集与初步整理。与授课教师保持密切沟通，按照教学计划节点收集课程资料、教学反馈及成果数据，定期向实验室主任汇报，并协助处理相关问题。承担科研项目及成果信息的收集工作。及时跟踪在研项目进展，督促项目负责人按时提交报告，整理科研成果资料，为实验室科研工作的评估与提升提供数据支持。对接社会服务项目信息，与委托单位、培训学员等外部人员沟通联络，收集项目执行过程中的各类信息，反馈服务效果，拓展合作渠道。专职负责仪器设备信息的管理，从设备采购入库到报废全生命周期的信息记录，定期巡检设备运行状态，维护使用记录，保障设备信息的及时性与准确性。

（二）收集时间节点

1.实验教学信息：每学期开学后两周内收集本学期课程安排信息；每月末收集教学反馈信息；学期结束后一个月内完成教学成果统计信息收集。

2.科研项目信息：新立项项目在获得立项通知后一周内完成基本信息录入；项目进展情况按季度收集，分别于每年3、6、9、12月中旬提交上一季度报告；科研成果在正式发表、授权或获奖后的15个工作日内完成登记。

3.人员情况信息：固定人员信息每年更新一次，于每年12月底前完成；流动人员信息在人员进出站（入职、离职）时实时更新；人员培训进修信息在活动结束后10个工作日内上报；考勤信息每月5日前统计上月数据。

4.仪器设备信息：设备采购到货验收后立即建立档案信息；运行状态信息每周至少记录一次；使用记录由使用人员当天填写；共享信息在每次服务结束后及时更新。

（三）收集方式

1.线上填报：按照要求的模板格式在线录入、上传相关信息，确保数据的规范性与及时性。

2.线下表格：对于部分无法在线填报或需要纸质存档的信息，设计统一格式的纸质表格，如实验教学原始反馈记录表、仪器设备维修申请单等，由责任人手工填写后提交给相应的归口管理人员，再由管理人员进行二次录入或归档。

3.会议汇报：定期召开实验室工作会议，如每周例会、月度总结会、学期述职会等，要求相关责任人在会议上口头汇报重点信息，展开讨论分析，同时作为信息收集与沟通的补充形式，确保信息传递的及时性与准确性。

四、信息整理规范

（一）分类整理

1.根据信息类别，分别建立实验教学、科研、社会服务、人员、仪器设备等五大类电子文件夹，在每个文件夹下按照年份、学期（项目周期）、具体项目（课程）等层级进一步细分子文件夹，确保信息存储结构清晰，便于查询与调用。

2.将收集到的原始信息，如纸质表格扫描件、电子文档、图片、视频等，按照对应的分类与子文件夹进行归档，同时对重要信息进行备份，防止数据丢失。

（二）数据分析

定期（每月或每季度）对整理后的实验室信息进行深度分析，挖掘数据背后的潜在规律与问题。例如，通过对实验教学成绩分布的分析，评估教学质量的波动趋势；利用科研项目投入产出比，衡量科研效益；对比仪器设备利用率，优化资源配置等。为实验室管理决策提供数据支撑，撰写数据分析报告，提出针对性的改进建议与措施。

五、信息汇总上报要求

（一）上报周期

1.常规信息：每月末将当月更新的实验室任务、人员、仪器设备等综合信息汇总编制成《实验室月度运行报告》，上报至学院或学校相关管理部门。

2.专项信息：在迎接上级部门检查评估、申报重大项目或奖项等特殊情况下，按照要求的时间节点及时准备专项信息报告，确保数据详实、准确，能够全面反映实验室实际情况。

（二）上报格式

1.遵循上级部门指定的报表格式要求，统一文档模板、字体字号、页边距等排版规范，确保上报材料的规范性与专业性。

2.对于数据内容，以表格、图表为主，文字说明为辅，做到简洁明了、重点突出。在数据表格中注明数据来源、统计时间范围、单位等关键信息，便于阅读者理解与核实。

（三）审核流程

1.信息汇总人：由实验室主任指定专人作为信息汇总人，负责整合各归口收集的信息，按照上报要求进行初步整理与编排，形成上报初稿。

2.内部审核：初稿完成后，分发至各相关责任人进行内部交叉审核，重点核实涉及本人负责领域的数据准确性与完整性，如有异议及时沟通修改。

3.最终审核：经内部审核无误后的上报材料提交实验室主任进行最终审核，实验室主任从实验室整体运行角度出发，对报告内容的逻辑性、合理性以及数据的可靠性进行把关，确认无误后签字批准上报。

六、信息安全与保密

1.加强对实验室信息收集、整理、汇总上报全过程的数据安全管理，采取必要的技术手段，如设置用户权限、数据加密传输、定期备份等，防止信息泄露、篡改与丢失。

2.对于涉及科研机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，严格按照国家法律法规及学校相关保密制度执行，在信息收集、存储、传输、使用过程中采取特殊的保密措施，限定知悉范围，签署保密协议，确保敏感信息安全可控。

七、监督与考核

1.建立监督机制，实验室设立信息监督小组，定期对信息收集、整理、汇总上报工作进行检查评估，检查内容包括责任落实情况、收集流程执行情况、数据质量、上报及时性等方面，及时发现问题并督促整改。

2.纳入绩效考核体系，将各责任人在实验室信息管理工作中的表现作为绩效考核的重要指标之一，对工作认真负责、信息质量高、按时完成任务的人员给予表彰与奖励；对工作失职、导致信息错误或延误上报，给实验室造成不良影响的人员进行批评教育，并按照绩效考核制度进行相应扣分处理。

八、附则

1.本制度由实验室负责解释与修订，如有未尽事宜，可根据实际情况适时补充完善。

2.本制度自发布之日起施行。

 

 

西安明德理工学院

智能制造与控制技术学院

2023年11月16日