西安明德理工学院

智能制造与控制技术学院文件

 

院字〔2023〕7号

 

 

智能制造与控制技术学院实验室档案管理制度

 

一、总则

（一）目的

为加强西安明德理工学院智能制造与控制技术学院实验室档案管理，确保实验室各类档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥档案在学院教学、科研、学科建设、实践教学指导以及实验室管理等工作中的作用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于学院实验室产生的所有档案资料，包括但不限于实验记录、研究报告、仪器设备档案、人员档案、规章制度、学科竞赛资料、产学研合作资料等。

（三）管理原则

1.统一领导，分级管理：实验室档案工作在学院主管领导的统一领导下，由实验室负责人具体负责，指定专人担任档案管理员，负责档案的收集、整理、保管和利用等具体工作。各实验教学团队、科研项目组协助做好相关档案的积累和移交工作。

2.完整性原则：确保档案资料的齐全完整，涵盖实验室各项工作的各个环节和阶段，不得遗漏任何重要信息。

3.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映实验室教学、科研、管理等各项工作的实际情况，保证数据、事件等准确无误。

4.保密性原则：对涉及学院机密、科研机密、学生个人隐私等档案资料，严格按照保密规定进行管理，确保不失密、不泄密。

5.便于利用原则：在保证档案安全的前提下，积极开展档案的开发利用工作，通过优化档案检索系统、提供便捷的查阅服务等方式，为学院各项工作提供有效支持。

二、档案的分类与归档范围

（一）教学档案

1.教学规划文件：专业人才培养方案、教学大纲、教学计划、课程安排表、实践教学大纲等教学文件。

2.教学资源资料：实验教材、实验指导书、自制教具资料、多媒体教学课件等教学资料。

3.学生学习成果：学生实验报告、实习报告、课程设计、毕业设计（论文）、学科竞赛作品及获奖材料等学生学习成果资料。

4.教学改革与研究资料：教学改革方案、教学研究项目申报书、研究报告、教学成果奖申报材料等教学改革与研究资料。

（二）科研档案

1.项目立项文件：科研项目申请书、任务书、合同书、立项批复文件等项目立项文件。

2.项目研究过程资料：科研项目研究计划、实验方案、实验记录、实验数据处理文件、研究报告、阶段性成果报告等项目研究过程资料。

3.科研成果资料：科研成果鉴定材料、获奖证书原件及复印件、专利申请书及授权证书原件及复印件、软件著作权登记证书原件及复印件等科研成果资料。

4.科研成果发表资料：学术论文、学术著作、科技报告等科研成果发表资料。

（三）仪器设备档案

1.购置资料：仪器设备购置申请报告、审批文件、采购合同、招投标文件、进口设备的报关单及相关批文等购置资料。

2.使用与维护资料：仪器设备验收报告、使用说明书、操作规程、维修保养记录、校准证书、设备运行记录等设备使用与维护资料。

3.报废资料：仪器设备报废申请报告、审批文件、报废处理记录等报废资料。

（四）人员档案

1.基本信息：实验室人员基本信息登记表，包括姓名、性别、年龄、学历、学位、职称、专业、联系方式、入职时间等。

2.培训与进修资料：实验室人员培训记录、进修证书原件及复印件、学术交流活动记录等培训与进修资料。

3.考核与奖惩资料：实验室人员年度考核记录、绩效考核记录、奖惩情况记录、师德师风考核记录等考核与奖惩资料。

（五）管理制度档案

1.规章制度：实验室各项规章制度，如安全管理制度、仪器设备管理制度、试剂药品管理制度、实验室开放管理制度、学生实验守则等。

2.管理资料：实验室工作计划、工作总结、会议记录、实验室运行经费预算与决算报告、资产清查报告等管理资料。

（六）其他特色档案

1.学科竞赛档案：学科竞赛组织方案、参赛学生名单、竞赛作品、竞赛成绩、获奖证书复印件等相关资料。

2.产学研合作档案：产学研合作协议、合作项目进展报告、企业专家指导记录、学生企业实习实践资料等产学研合作资料。

三、档案的收集与整理

（一）收集要求

1.档案管理员应定期向各实验教学团队、科研项目组及相关人员收集档案资料，根据教学、科研等工作进度，合理确定收集时间节点，确保档案资料及时归档。

2.各实验教学团队、科研项目组及相关人员应积极配合档案管理员的工作，在规定时间内将应归档的档案资料进行初步整理，按照要求填写相关信息，整理齐全后移交档案管理员。

3.对于外出参加学术会议、培训、调研、学科竞赛等活动带回的档案资料，相关人员应在活动结束后3个工作日内交档案管理员归档。

（二）整理方法

1.档案管理员应按照档案的分类与归档范围，对收集到的档案资料进行分类整理。采用科学合理的分类方法，如按年度、项目、类别等进行分类，确保分类清晰、便于查找。

2.对每类档案资料，应按照时间顺序或项目进展顺序进行排列，并编制档案目录。档案目录应包含档案编号、名称、日期、责任者、页数等基本信息，确保目录内容准确、完整。

3.对档案资料进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，采用统一的编号规则，如“年份－类别-流水号”，便于档案的查找与管理。

4.对破损、缺页的档案资料，应及时进行修复和补充。对于重要档案资料，修复和补充过程应进行详细记录，确保档案资料的完整。

四、档案的保管与维护

（一）保管条件

1.在学院内设立专门的实验室档案库房，配备符合档案保管要求的档案装具，如密集架、档案柜、档案盒等，确保档案存放规范、有序。

2.档案库房应保持整洁、通风、干燥，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%—60%。做好防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染等工作，配备灭火器、防虫药品、除湿机、遮光窗帘等设备和物品。

3.档案库房应配备必要的温湿度调控设备、消防设备、监控设备等，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

（二）保管期限

1.教学档案、科研档案、仪器设备档案、人员档案、管理制度档案等永久保存的档案，应长期妥善保管，定期进行检查和维护，确保档案的安全。

2.其他档案根据其重要性和使用价值，确定相应的保管期限，一般分为定期（3年、5年、10年等）和短期（1年以内）。保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。

（三）维护措施

1.档案管理员应定期对档案进行检查，每月至少检查一次，重点检查档案的完整性、存放环境、设备运行情况等。发现问题及时记录，并采取相应的处理措施。

2.对已到保管期限的档案，由学院组织相关专家进行鉴定。根据鉴定结果，对无保存价值的档案进行销毁处理，销毁过程应进行详细记录，并由专人负责监销；对仍有保存价值的档案，重新确定保管期限，继续保存。

3.对档案进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案的信息化管理。采用专业的档案管理软件，对电子档案进行分类存储、检索和备份。同时，做好电子档案的备份工作，定期将电子档案备份到外部存储设备，并存放在不同地点，确保电子档案的安全。

五、档案的借阅与利用

（一）借阅制度

1.学院内部人员借阅档案，需填写《西安明德理工学院智能制造与控制技术学院实验室档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、预计借阅时间等信息，经实验室负责人批准后，方可借阅。

2.外单位人员借阅档案，需持单位介绍信，注明借阅目的、借阅档案范围等信息，经学院主管领导批准后，方可借阅。

3.借阅档案时，借阅人应认真填写《西安明德理工学院智能制造与控制技术学院实验室档案借阅登记册》，注明借阅人姓名、单位、联系方式、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等信息。

4.借阅档案的期限一般不超过15天，如需延长借阅期限，应在借阅期满前3天办理续借手续，续借期限不得超过15天。

5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、损坏、涂改、丢失。归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。对于重要档案的损坏或丢失，将按照学院相关规定进行严肃处理。

（二）利用方式

1.为学院教学、科研、管理等工作提供档案查阅服务。档案管理员应根据查阅人的需求，提供准确的档案资料，并协助查阅人进行查阅。查阅过程应在指定的查阅区域进行，查阅人不得将档案带出查阅区域。

2.根据需要，对档案资料进行复制、摘抄等利用。复制、摘抄档案资料须经实验室负责人批准，档案管理员应在旁监督，确保复制、摘抄的内容符合规定，并对复制、摘抄的内容进行登记。

3.开展档案信息编研工作，如编写实验室大事记、组织沿革、教学科研成果汇编、专题案例集等，为学院各项工作提供参考。档案信息编研成果应经过审核后发布，确保内容准确、权威。

六、档案的安全与保密

（一）安全措施

1.加强档案库房的安全管理，安装防盗门窗、监控设备、火灾报警系统等，确保档案库房的安全。监控设备应24小时运行，监控资料保存至少3个月。

2.定期对档案进行备份，每周进行一次增量备份，每月进行一次全量备份。备份存储设备应存放在不同地点，防止档案因自然灾害、设备故障等原因丢失。

3.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程、责任分工等内容。定期组织学院相关人员进行演练，每学期至少演练一次，提高应对突发事件的能力。

（二）保密措施

1.对涉及机密的档案资料，应按照国家和学院的保密规定，标明密级，分为秘密、机密、绝密三个等级。不同密级的档案资料应采取不同的管理措施，严格控制知悉范围。

2.档案管理员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。签订保密承诺书，明确保密责任和义务。对违反保密制度的行为，将按照学院相关规定进行严肃处理。

3.借阅涉及机密的档案资料，需经实验室负责人和学院保密工作负责人批准，并严格按照保密规定办理借阅手续。借阅过程应在专人监督下进行，借阅人不得将机密档案带出指定区域。

4.对因工作需要接触机密档案的人员，应进行保密教育，学习国家和学院的保密法律法规、制度规定等内容。签订保密承诺书，明确保密责任和义务，确保机密档案的安全。

七、档案工作的监督与检查

（一）监督检查机构

学院成立档案工作监督检查小组，由学院主管领导担任组长，成员包括实验室负责人、档案管理员、教师代表等。监督检查小组负责对学院实验室档案工作进行监督检查。

（二）监督检查内容

1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、安全保密等环节的制度执行情况。

2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况，如档案是否及时收集、整理是否规范、保管是否安全、利用是否便捷等。

3.档案信息化建设情况，包括电子档案库的建设、档案管理软件的使用、电子档案的备份等情况。

4.档案安全与保密工作情况，如档案库房的安全设施设备是否完好、保密制度是否落实、机密档案的管理是否规范等。

（三）监督检查方式

1.定期检查与不定期抽查相结合。定期检查每学期进行一次，由监督检查小组制定检查计划，对学院实验室档案工作进行全面检查；不定期抽查根据工作需要进行，对重点环节、重点问题进行突击检查。

2.现场检查与查阅资料相结合。现场检查主要查看档案库房的环境、档案装具的使用、设备的运行等情况；查阅资料主要检查档案的收集、整理、保管、利用等相关记录和档案资料本身的质量。

（四）监督检查结果处理

1.对档案工作成绩突出的科室和个人，给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、奖金等，激励学院师生积极参与档案工作。

对档案工作存在问题的科室和个人，提出整改意见，限期整改。整改期限一般不超过1个月。对整改不力的，给予批评和处罚，处罚形式包括通报批评、扣减绩效分数等。

 

 

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智能制造与控制技术学院

2023年11月9日